Bien utiliser YOUBO

1. Réglages → Entreprise : nom, forme juridique, SIRET, adresse, logo et couleur. Ces informations apparaissent sur tous vos documents.
2. Réglages → Messagerie : branchez votre adresse pro (Gmail, Outlook, OVH…) pour envoyer devis et factures avec le PDF joint.
3. Catalogue : votre catalogue de prestations est préparé par votre fournisseur YOUBO (à partir de votre liste de prix si vous la lui envoyez en Excel ou CSV). Ajustez vos prix et ajoutez vos articles.
4. Clients : ajoutez votre premier client, puis créez votre premier devis.

La carte « Bien démarrer » de l'accueil vous guide pas à pas.

Votre métier (bâtiment, conseil, commerce…) et votre catalogue de départ sont réglés par votre fournisseur YOUBO : le métier décide de la TVA proposée sur les nouvelles lignes et, dans le bâtiment, des mentions propres au secteur (attestation de TVA réduite, assurance décennale). Pour le changer, ou pour faire reprendre votre liste de prix existante, envoyez-la en Excel (.xlsx) ou en CSV par « Réglages → Aide ». Ensuite, l'onglet Catalogue reste le vôtre : vous y modifiez les prix et ajoutez vos articles un par un. Si votre fournisseur remplace le catalogue, vos appareils le reçoivent dans la minute.

Ouvrez YOUBO dans Safari (iPhone) ou Chrome (Android), puis « Partager → Sur l'écran d'accueil ». YOUBO s'ouvre alors comme une application et continue de fonctionner sans réseau.

Appuyez sur le micro et décrivez le besoin : « Devis pour Madame Bernard : 12 m² de carrelage, un receveur de douche et l'évacuation des gravats ». Les lignes sont préparées avec les prix de votre catalogue ; vérifiez-les puis enregistrez.

Ouvrez le devis → « Envoyer pour signature » : votre client reçoit le PDF et un lien pour signer au doigt. Vous êtes prévenu dès la signature. Sur place, utilisez « Faire signer sur place ».

Sur un devis signé en ligne, « Dossier de preuve de signature » télécharge un certificat : nom du signataire, date et heure enregistrées par le serveur YOUBO, adresse IP, navigateur et empreinte SHA-256 du PDF signé. « PDF signé (original) » télécharge le fichier exact que votre client a signé : son empreinte doit être identique à celle du certificat. Ce dossier est gardé 5 ans après la signature, puis supprimé ; téléchargez-le et archivez-le avec le devis si vous en avez besoin plus longtemps. Il n'existe pas pour une signature faite sur place, et il est supprimé si vous modifiez le devis après signature.

Sur un devis signé, « Facturer » propose : facture complète, acompte (un pourcentage), situation de travaux (avancement cumulé, les montants déjà facturés sont déduits) ou solde. Dans le bâtiment, vous pouvez appliquer une retenue de garantie de 5 % au plus.

Une facture validée ne se modifie plus (obligation légale). Ouvrez-la → « Créer un avoir », puis refaites une facture correcte.

Ouvrez la facture → « Enregistrer un paiement ». Les paiements partiels sont gérés ; le reste dû apparaît partout.

L'onglet Relances liste les factures en retard avec le bon niveau de message (rappel, relance ferme, mise en demeure) et les pénalités calculées. « Tout relancer » traite tout en une fois. Activez les relances automatiques dans Réglages → Relances.

Réglages → Facture électronique : indiquez l'adresse d'API de votre plateforme agréée et/ou l'e-mail de votre comptable, puis activez l'envoi automatique. Chaque facture validée part une seule fois ; son statut est visible dans son aperçu.

Parlez-lui naturellement : « Fais-moi le point », « Crée un devis pour Dupont : 3 jours de pose », « Facture l'acompte de 30 % du chantier Beaumont », « Relance les retards », « Qu'est-ce qui est prévu cette semaine ? ». Il agit dans vos données, vous montre le résultat et vous demande de valider avant d'envoyer un e-mail. Sa réponse s'affiche et se lit au fur et à mesure qu'il l'écrit. Écrivez-lui ou parlez-lui (bouton micro).

Selon vos accès, il peut aussi : faire le point sur votre journée (tâches et planning) ; lire l'activité récente et vos notifications ; faire le compte rendu d'un chantier ou de tous (devis, factures, avancement) ; changer le statut d'un chantier ; ajouter une note datée sur un chantier ; programmer ou déprogrammer quelqu'un, y compris un seul jour ; préparer les relances en citant le client, le contact, le chantier, le montant et le niveau ; accepter ou refuser une demande d'absence avec une raison et le nombre de jours accordés ; ajouter une absence et prévenir les personnes concernées ; donner ou exporter les heures du mois ; déclarer vos heures ; lire, créer, modifier ou ranger devis, factures et avoirs ; modifier le catalogue ; préparer ou envoyer l'export pour votre comptable ; envoyer une demande d'aide et lire la réponse ; changer les signatures des e-mails et des relances et les jours de relance.

La conversation en cours est conservée : vous la retrouvez après avoir fermé l'application, et sur vos autres appareils. Le bouton « + » en démarre une nouvelle ; l'ancienne est rangée dans l'historique (icône horloge), où vous pouvez la relire.

Réglages → Équipe → « Ajouter un salarié ». Choisissez son rôle : Bureau / gestion (devis, factures, paiements, relances), Équipe terrain (planning, clients et devis, sans factures ni encaissements) ou Consultation (lecture seule). Transmettez-lui le message d'accès : sur l'écran de connexion, il choisit « Je suis salarié ». Cette option est activée par votre fournisseur YOUBO.

Réglages → Équipe → bouton Accès sur la ligne du salarié. Pour les devis, les factures et avoirs, le catalogue et les clients : aucun accès (la rubrique disparaît), consultation ou modification. Pour les encaissements et le tableau de bord des encaissements : oui ou non. Pour les chantiers : tous, ou seulement ceux où il est planifié. Pour le planning : toute l'équipe, ou seulement le sien. Par défaut, ce sont les accès de son rôle ; « Accès du rôle » y revient. Le changement s'applique dans la minute sur ses appareils.

Sur la fiche d'un chantier, Travaux à faire liste les tâches (« Modifier » → « Reprendre les lignes des devis » pour les remplir en un clic). Dans Notes du chantier, chaque personne planifiée sur ce chantier ajoute ses notes (avancement, problème, matériel manquant) : elles sont datées, signées de son nom, visibles par le responsable et l'équipe du chantier, et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

Dans une intervention sur plusieurs jours, ajoutez toutes les personnes du chantier, puis cochez « Équipe différente selon les jours » : un tableau jour par personne permet de choisir qui vient chaque jour. Chacun ne voit l'intervention dans son planning que les jours où il est coché.

L'onglet Notifications (et la cloche de l'accueil) rassemble tout ce qui vous concerne, selon vos accès : devis signé, factures à relancer, rappel une heure avant vos rendez-vous et interventions, nouvelle intervention sur votre planning, chantier ou intervention sans personne planifiée, note ajoutée sur un chantier, demande d'absence et réponse. Touchez une notification pour ouvrir ce qu'elle concerne. Pour les recevoir aussi sur votre téléphone ou votre ordinateur, même YOUBO fermé : Réglages → Notifications.

Chaque personne a automatiquement sa couleur, la même partout dans le planning (en vue Mois, ses initiales en couleur sur chaque intervention) ; touchez un nom dans la légende pour n'afficher que ses interventions. Sur l'accueil, « Mon planning » montre simplement vos rendez-vous et vos chantiers des 7 prochains jours (chaque salarié voit les siens).

Dans la fiche d'un client professionnel, saisissez son SIRET, son SIREN ou le nom de l'entreprise dans « Rechercher l'entreprise » puis « Rechercher » : YOUBO interroge le répertoire Sirene de l'Insee et remplit la raison sociale, le SIREN, le n° de TVA intracommunautaire (calculé depuis le SIREN) et l'adresse du siège. Pour un nom, choisissez la bonne entreprise dans la liste. Vérifiez et corrigez ensuite si besoin. La même recherche existe dans Réglages → Entreprise pour vos propres informations légales. Certaines entreprises demandent à l'Insee de ne pas diffuser leurs informations : complétez alors la fiche vous-même. Si le service de l'Insee ne répond pas, la saisie à la main reste possible.

La fiche du client est incomplète : e-mail, téléphone, adresse, ou SIREN pour un professionnel. Passez la souris dessus pour voir ce qui manque, puis « Compléter la fiche ».

Réglages → Équipe → Journal des actions : connexions, devis et factures créés ou modifiés, paiements, e-mails, interventions, changements de réglages, avec la personne et l'heure. Filtrez par personne ou par type, et exportez en CSV.

Menu Planning → « Intervention » : choisissez le chantier, la date (ou plusieurs jours), les horaires et les intervenants. Vues Semaine, Mois et Liste ; le filtre « Mes interventions » montre à chacun son programme. YOUBO signale quand une personne est déjà prise sur le même créneau. Depuis la fiche d'un chantier, « Planifier » ajoute directement une intervention.

Menu Salariés (option « Planning des salariés ») : une ligne par personne et par jour, avec ses absences et ses interventions de chantier, et le nombre de présents. « Absence » enregistre un congé, une RTT, un arrêt maladie ou une formation. YOUBO signale quand une absence tombe sur une intervention déjà prévue.

Avec l'option « Espace salarié », chaque salarié a un onglet Mon espace : sa semaine (interventions, absences), la déclaration de ses heures par jour et par chantier, et ses demandes d'absence. Le gérant et le bureau valident ou refusent les demandes dans Salariés → Demandes (le salarié est prévenu), consultent les heures de chacun et exportent les heures du mois pour la paie (CSV).

Réglages → Notifications → « Activer les notifications », sur chaque appareil. Vous êtes prévenu quand un devis est signé, qu'une facture passe en retard, qu'une relance part, qu'une transmission échoue, et chaque matin de vos interventions du jour. Choisissez ensuite ce que vous voulez recevoir. Sur iPhone, ajoutez d'abord YOUBO à l'écran d'accueil puis ouvrez-le depuis son icône.

Réglages → Aide → « Demander de l'aide » : votre message est transmis à votre fournisseur YOUBO, qui vous répond par e-mail et directement dans l'application (Mes demandes).

Réglages → Données (ou Mon compte pour un salarié) → « Changer le code d'accès ». Les autres appareils connectés sont alors déconnectés.

Réglages → Données → « Télécharger une sauvegarde » produit un fichier complet. Le serveur fait aussi une sauvegarde chaque jour. Comptabilité : exports CSV pour votre expert-comptable.

Réglages → Abonnement : votre formule et toutes vos factures YOUBO en PDF.